Wohlenberg Vin fik ”Premier Cru”-økonomistyring
Den traditionsrige specialforretning Wohlenberg i Sønderborg har gennem en menneskealder forsødet Sønderborgensernes liv med kvalitetsvin og specialiteter inden for kolonial, øl, kaffe, te, chokolade og tobak. Vinlageret i baggården giver adgang et indbydende vinkældermiljø med ca. 10.000 flasker vin. De øvrige specialiteter sælges fra butikken ud mod hovedgaden - Perlegade.
Selv om meget er som dengang, Gustav Johan Wohlenberg for første gang slog butiksdørene op i 1913, har meget alligevel ændret sig. Bl.a. er ”cigarkasseøkonomien” erstattet af et moderne C5 økonomisystem med Detailmodul fra IT Solution Point.
Indehaver Jørn Petersen fremhæver følgende fordele ved Wohlenbergs C5-løsning:
- Automatisk debitorhåndtering har givet mere fritid og har lettet hverdagen markant
- Måtte tidligere bruge weekenderne på at lave debitorregnskab
- Ønskede adgang til hurtige nøgletal over omsætning, fortjeneste m.v.
- Ønskede at forenkle faktureringen
- Ville have bogføringsfunktionen internt i huset
- Havde brug for et økonomisystem, som nemt kunne sættes op til at understøtte behovene i en specialbutik
C5 den sikreste detailløsning
Efter at have undersøgt markedet grundigt, valgte Wohlenberg at indgå et samarbejde med IT Solution Point om udvikling af en C5-løsning med Detailmodul.
”C5 er efter vores vurdering den sikreste og mest fremtidssikre løsning til en detailforretning”, siger Jørn Petersen.
Fordel at vælge lokal leverandør
”Ved at vælge en lokal IT-leverandør som IT Solution Point er vi sikre på ikke at stå alene, hvis der opstår problemer. Vi er tæt på vores leverandør. Det giver sikkerhed for, at eventuelle problemer løses hurtigt. Vi overvejer i øvrigt at outsource driften af C5 via IT Solution Point”, forklarer indehaver Jørn Petersen, Wohlenberg.
Henter automatisk kundeoplysninger fra krak.dk
Wohlenberg´s C5 kassesystem er en del af økonomisystemet, hvilket det gamle kassesystem ikke var. Dér ligger en afgørende forskel, fordi vi styrer alting fra det samme system nu”, understreger Jørn Petersen.
Automatisk debitorhåndtering letter hverdagen markant
Wohlenberg´s C5-system er online med krak.dk, hvorfra de 7 medarbejdere på få sekunder – og allerede under ekspeditionen – kan hente alle de oplysninger om kunder og modtagere af fx vingaver. Det har tidligere slugt ressourcer, fordi alt blev skrevet ned med pen og papir.
Længere weekender
F.eks. lynhurtige adresseoplysninger m.v. om kunder/debitorer, der ringer for at få 6 flasker vin sendt til en modtager i Sønderborg. Disse oplysninger hentes over i C5, lige til at udskrive på fakturaen med et par klik.
Også modtagerens navn og adresse hentes også lynhurtigt fra krak.dk over i C5, parat til at udskrive på en adresselabel. ”Den automatiske debitorhåndtering har givet mig mere fritid, fordi hele debitorhåndteringen sker i én og samme arbejdsgang”, siger Jørn Petersen, der tidligere brugte 4-5 timer hver weekend på at lave debitorregnskab manuelt.
Kassefunktionen overflødiggør kuglepen og papir
Med det nye C5 kassesystem er det også blevet væsentligt lettere at gøre kassen op om aftenen. Tallene bogføres automatisk i C5s økonomimodul. Intet skal bogføres manuelt længere. Og systemet gør automatisk det hele klart til revisoren. ”Vi slipper helt for at sidde med en kuglepen og regne sammen” som Jørn Petersen siger.
Også betalinger klares automatisk fra C5: Man skal kun have fat i købsfakturaer én gang – nemlig når de godkendes til betaling. Så klarer C5 resten. Pengene overføres automatisk pengene til kreditors konto, så man sparer turen til posthuset.
Sparer revisortid
I stedet for at sende papkasser med bilag over til revisoren, opbevares al regnskab i C5. Bogføringen klares af en medarbejder fra revisionsfirmaet, der kommer i forretningen ”Fordi bogføringen foregår i huset, kan vi følge med i det hele. Og når bogføringen er slut, er alt parat til revisoren. Det sparer revisortimer”, siger Jørn Petersen.
Værdifulde rapporter
”Når bogføringen er færdig, ligger der en rapport til os. Vi har fået tilrettet C5 til at udskrive de rapporter, som vi har brug for – og som vi ikke kunne udskrive i det gamle system. I dag kan vi trække værdifulde tal i C5 – tal som kan bruges som fremadrettet styreredskab, og ikke bare til at konstatere hvad vi solgte for i sidste måned.
Jørn Petersen oplever IT Solution Point som gode rådgivere og samarbejdspartnere med et solidt detailbranchekendskab. ”Vi har brugt hinanden på en måde, hvor 2 og 2 bliver til 5”, slutter Jørn Petersen.
