IT Solution Point har udviklet livsnerven hos VVS-spiller
C5-løsning fra IT Solution Point a/s er livsnerven hos en af de større spillere i vvs-branchen – VVS-Trading A/S
Samarbejdet mellem VVS-Trading A/S og IT Solution Point a/s er et godt eksempel på, at en relativ mindre løsning som C5 også kan afvikle forretningskritiske processer i en større, støt ekspanderende virksomhed med komplekse behov og mange brugere – når blot man har en samarbejdspartner med de rette kompetencer.
VVS-Trading A/S håndterer alle kritiske forretningsprocesser ved hjælp af C5 kombineret med en række tillægsløsninger. Alle elementer i løsningen er leveret af IT Solution Point a/s, der bl.a. har udvidet VVS-Trading A/S’s C5 med en Microsoft SQL database og en Delfi håndscannerløsning. Dette, kombineret med EDI, har gjort det muligt for virksomheden at automatisere alle processer fra ordremodtagelse, over vareplukning og fakturering og bogføring.
SQL-databasen har sikret, at C5 har fulgt med virksomhedens behov – på trods af en støt stigning i både datamængder og brugere de sidste 10 år. Desuden oplever den 70 mand store vvs-grossist, at C5 har øget lagereffektiviteten med 50% i forhold til manuelle arbejdsprocesser, og at virksomhedens samlet set er 30% mere effektiv i forhold til manuelle processer. Desuden har C5 gjort det muligt at håndtere en løbende årlig vækst på 8% med de samme ressourcer.
Administrative fordele
På administrationssiden sparer C5 virksomheden for tid i forbindelse med modtagelse af ordrer fra kunder og sælgere. Kundeordrer overføres automatisk til C5 via EDI (Electronic Data Interchange, dansk: elektronisk handel), og ordrer optaget af sælgerne registreres og overføres til C5 via håndholdte computere. ”Økonomiafdelingen kan godkende ordrerne med et enkelt tastetryk. Det sparer masser af tid og minimerer antallet af fejl markant,” forklarer Rita Bertram.
C5 dækkede ikke som standard alle virksomhedens behov, men Rita Bertram fremhæver, at det har været nemt at få tilrettet C5 til VVS-Trading A/S’s særlige behov via samarbejdet med IT Solution Point a/s. Blandt tilretningerne er f.eks. udvidet rabathåndtering, ekstra statistikker fra debitor og lagerkartoteket, automatisk håndtering af faste genbestillinger og kundebonus. Derudover mulighed for at styre katalogvarer, omkostningsprocenter samt ordreudskrivelse af skaffevarer.
Lageroptimering = leveringssikkerhed og besparelse
På lagersiden anvendes C5 til at mindske lagerbindingen og øge varegennemløbs-hastigheden. Tidligere modtog lagerfolkene ordrer på fax, og de skulle vide hvor hver enkelt vare lå på reolerne for at ekspedere ordrerne. Sådan er det ikke længere. I behøver de blot indscanne ordren, så fortæller C5 automatisk hvor varen er placeret, og hvilken plukkerute der er mest rationel. I praksis foregår det således:
De fleste ordrer modtages via EDI, og overføres til C5. Lagerfolkene udskriver ordrerne, og scanner varernes stregkoder ved hjælp af Delfi håndscannere. Herefter foreslår C5 automatisk den hurtigste plukkerute. Når ordren er ekspederet, sættes scanneren i en docking-station, og overfører informationerne til C5. Ved færdigmelding udskriver C5 automatisk både følgeseddel og faktura til kunden. Fakturaen sendes elektronisk til kunden via EDI. Alt dette styres automatisk, og kræver kun få tastetryk.
Foran på alle fronter
”C5 har gjort vores lagerprocesser 50% mere effektive. Og eftersom systemet også giver os et solidt overblik over behovet, har vi hverken for lidt eller for meget på lager. Det sparer omkostninger. Varer, som ligger ude hos kunden, giver os penge. Så enkelt er det”, understreger Lars Møller.
Lars Møller vurderer at tidsbesparelserne ved at automatisere ordremodtagelse, lager og fakturering samlet set har gjort virksomheden 30% mere effektiv i forhold til manuelle processer.
”C5 er stærkt medvirkende til, at VVS-Trading A/S kan håndtere en årlig vækst på 5-8% med de samme ressourcer – og uden at behov for at investere i en ny it-løsning. Så vi har kunnet koncentrere alle ressourcer på at yde vores kunder den bedst tænkelige service og levere dag til dag – og dermed fastholde og faktisk også øge vores indtjening,” fastslår Lars Møller.
Lever op til krav om leveringsikkerhed
Leveringsevnen og leveringssikkerheden skal være i top i vvs-markedet for at fastholde positionen som større spiller. Der er overblik over disponible varer er derfor alfa og omega for VVS-Trading A/S.
”C5 holder os ajour med real-tids informationer om lageret og leveringstider fra vores leverandører etc. Det sikrer, at vi altid kan besvare kundernes spørgsmål om levering – og levere fra dag til dag. Dette er alfa og omega for vores forretning”, siger Lars Møller.
Microsoft SQL database giver ekstra hestekræfter
Virksomhedens datamængde er vokset støt år for år, men C5 har støt fulgt med – selv om antallet af varenumre gået fra 600 til 4000, antallet af kunder fra 50 til 600 og antallet af brugere fra 4 til 25. Denne skalerbarhed er usædvanlig for en løsning af C5s størrelse – men forklaringen er ganske enkel.
”Efter god rådgivning fra IT Solution Point besluttede vi os for at erstatte C5s oprindelige database med en Microsoft SQL database. Det har sikret, at vores C5 datamængde betragteligt”, siger Lars Møller.
”Ud over, at vi kan ”flekse” med kapaciteten, sikrer SQL databasen også hurtige svartider og høj oppetid, uanset mængden af data og brugere”, understreger Lars Møller.
På indkøbssiden ser Lars Møller statistikmulighederne i C5 som en stor fordel. De giver ham overblik over den totale volumen indkøbt hos leverandørerne. Det giver bedre muligheder for at forhandle priser, eller sikre at kampagner gennemføres i de bedst egnede måneder i forhold til forskellige parametre.
Frugtbart samarbejde
”Vi har samarbejde med IT Solution Point i snart 10 år. Det rare ved at have et langvarigt samarbejde er, at IT Solution Point kender alle vores C5-tilretninger. Det er en stor fordel. Selv, hvis der kommer nye medarbejdere hos IT Solution Point, kan de jo altid finde dokumentation for, hvad der er blevet lavet.
Samarbejdet er meget fint. Ofte kan vi nøjes med at ringe, hvorefter de undersøger sagen – og får det til at ske.
IT Solution Point’s kompetencer indenfor C5 og Microsoft SQL databasen gør, at de altid hurtigt griber vores ideer, og finder en løsning. Man kan mærke, at de har prøvet at opsætte sådan en database før, og jeg oplever, at de er stærke på dette felt. De er generelt gode til at sikre, at vi kommer videre, og at vi ikke mister tid,” siger Lars Møller.
”Ud over ad hoc opgaver bidrager IT Solution Point også med ideer eller nye erfaringer, de har fået fra lignende virksomheder, som kunne komme os til gode.
Derudover har de hjulpet os med at få lavet en liste over hvilke løsninger vi har på hvilke maskiner, og hvilke licenser vi har. Det er en god hjælp, når brugerantallet er gået fra 4 til 25, for så er det lettere at styre licenserne.
Migrering til Microsoft SQL på en weekend
IT Solution Point a/s udviser stor fleksibilitet og ikke mindst forståelse for, at vi ikke kan undvære daglig adgang til C5. Da vi skulle i luften med SQL’en, arbejdede de således en weekend på at flytte data fra vores gamle database til den nye SQL og foretog lidt tilretninger. Vi testede mandag morgen, og vi var kørende i løbet af dagen.
Investeringen i C5 er meget acceptabel – selv med det rimeligt stort antal tilretninger vi har fået lavet. Det viser, at man kan nå meget langt med C5 og den rette samarbejdspartner.” slutter Lars Møller.
