KUNDE HISTORIER

 

En C5-kædeløsning fra IT Solution Point a/s, der hostes af Kontor Syd A/S, har IT-mæssigt bragt møbelkæderne Smag & Behag og HomeDesign op i superligaen af frivillige kæder. Effektiviserings-gevinster på 40%, en indtjeningsforøgelse på 10% butikkerne, og en omkostningseffektiv håndtering af en årlig vækst på 27% for kædekontoret er blot nogle af fordelene.

 

Kædekontoret for de 45 butikker i kæderne Smag & Behag og HomeDesign, Garant Møbel Marketing Scandinavia, har i samarbejde med IT Solution Point a/s skabt en toptunet C5-baseret infrastruktur, som skærer ned på omkostningerne, skaber rationaliserings- gevinster både i butikkerne og på kædekontoret og gør det muligt at vækste uden yderligere interne ressourcer.

 

Projektet har virkeliggjort den dynamiske møbelkædevirksomheds visioner om at standardisere butikkernes it-systemer og samtidig udnytte teknologiens muligheder i en grad, som er usædvanlig blandt frivillige møbelkæder.

 

Udgangspunktet var at finde et enkelt og brugervenligt system, der kunne lette hverdagen for kædens 45 butikker, samt en kompetent samarbejdspartner til at rulle systemet ud.

 

”Vi valgte en hostet Microsoft C5 fra Kontor Syd, og IT Solutions Point som udviklingspartner. C5 tilbyder alle de standardværktøjer og udvidelsesmuligheder vi har brug for, og IT Solution Point havde erfaringen som vi efterlyste,” siger adm. direktør Michael Birn, Garant Møbel Marketing Scandinavia.

 

De butikker, der i dag er koblet op til C5-kædeløsningen, har adgang til et ”møbelmodul” med værktøjer til bogføring, fakturering, varenummersystem og produktkonfigurator og indkøb. Dertil kommer to C5-tillægsløsninger, sagsstyring/reklamationshåndtering og Kørselsplanlægning, som er specialudviklet af IT Solution Point a/s.

 

Sagsstyringssystemet sparer masser af tid for butikkerne ifm. reklamationer. Systemet effektiviserer alt, lige fra skadevurdering, varebestilling, indkøbsrekvisitioner, ordrebekræftelser, levering samt modregning af tidligere leverandørfakturaer og opfølgning. Sælgeren kan dag for dag se, hvilke sager der skal følges op på.

 

Kørselsplanlægning, som er integreret med debitor/kreditorbogholderi eller kundeordrer i C5, sikrer at møbelbutikkerne nemt kan oplyse kunden om leveringstidspunktet, og at butikken kan optimere udnyttelsen af kørselsressourcerne.

 

”De butikker, der bruger systemet, øger deres omsætning 5-10 % gennem frigivet salgstid. Det ofte er sælgerne i e-butikkerne, der også tager sig af ordrebehandling og bestilling af varer. Systemet øger effektiviteten på ordrehåndtering og varenummeroprettelse m.v. med 40%,” understreger Michael Birn.

 

Effektiv variantstyring via C5s produktkonfigurator og et fælles varenummersystem

Et fælles varenummerarkiv, kombineret med C5s produktkonfigurator, gør det muligt at håndtere 200.000 varenumre inklusive varianter med beskrivelser, mål etc. – varenumrene hentes elektronisk af butikkerne efter behov. ”C5s velfungerende produktkonfigurator letter varianthåndteringen, og sparer butikkerne for meget tid,” siger Michael Birn.

 

Virksomheden har kombineret varenummersystemet med et prisskilteværktøj, der gør det muligt for butikkerne at hente og udskrive information om varer på prisskilte. Et godt eksempel på et mindre C5-værktøj, som har stor praktisk daglig betydning for en møbelbutik, fremhæver Michael Birn.

 

Ud over butikkerne vil også kædekontorsiden få mange fordele af C5. Den konsekvente brug af ny teknologi giver Smag & Behag og HomeDesign-kæderne et konkurrencemæssigt forspring i forhold til andre frivillige kæder. Derudover sikrer systemet, at kædevirksomheden kan vækste 27 % årligt uden, at det kræver ekstra medarbejderressourcer, lyder det fra Michael Birn.

 

”Som kædevirksomhed gør C5 det billigt for os at vokse organisk. Al it-infrastruktur er på plads, og nye medlemmer skal bare koble sig op for at få adgang til et fiks og færdigt system.”

 

Kædekontoret kan desuden på sigt hente værdifulde data fra sagsstyringssystemet, f.eks. om tidsforbruget på reklamationer pr. sag, pr. sælger, afdeling butik og kundeordre.

 

”Reklamationer er den helt store tidsrøver i vores branche. Med sagsstyringssystemet kan vi se og dokumentere det ofte enorme tidsforbrug på reklamationer pr. leverandør, og på sigt flytte disse store omkostninger over på leverandørerne,” siger Michael Birn.

 

Når alle 45 butikker er koblet op på systemet, vil kædekontoret kunne ordne 4 - 500 daglige ordrebilag og fakturaer på en brøkdel af den tid, det tager i dag, fordi det standardiserede it set-up gør det muligt at integrere kædekontorets centrale bogholderisystem med butikkernes C5 og klare alt automatisk.

 

”Det skærer 8 timers bogholderiarbejde ned til kun 2 timer dagligt,” understreger Michael Birn

 

Det er i øvrigt planen på sigt at indføre C5 CRM, og gøre alt online-baseret, så butikkerne f.eks. også kan bestille varer samt modtage gennemfakturering elektronisk. Større viden om hvad de enkelte butikker køber ind, vil give kædekontoret et godt datagrundlag for ledelsesinformation, f.eks. data mining.

 

Alle elementer i kædeløsningen er hostet hos Kontor Syd A/S – fra C5, over Microsoft Office-pakken til SQL databasen og Exchange Serveren. Det betyder, at virksomheden sparer interne it-ressourcer, hvilket gør det både billigere og lettere antallet af butikker set i et it-perspektiv.

 

”Adgangen til Kontor Syds brede it-ressourcer sparer os for store omkostninger, sikrer den nyeste og sikreste serverteknologi og gør det muligt at køre en overraskende stram it-styring af C5-løsningen”, siger Michael Birn.

 

Medlemmerne er f.eks. altid opdateret med de samme Office-værktøjer, så de kan modtage og åbne filer fra kædekontoret, f.eks. katalog-layouts. Man er sikker på altid at køre på de nyeste servere og at sikkerheden er i top 24 timer i døgnet.

 

Exchange Server optimerer brugen af Outlook, f.eks. i form af sikker adgang til fælles leverandør-adressekartotek, fælles kalendere etc. SQL Serveren er specielt optimeret til C5, hvilket øger svartider og stabilitet.

 

Om samarbejdet med IT Solution Point a/s siger Michael Birn, at han oplever en meget stor interesse for at arbejde med Garant Møbel Marketing Scandinavia. Pilotprojektet løb over 4 måneder i 2005, hvor IT Solution Point a/s rullede C5-løsningen ud i 3 butikker, samtidig med at tilpasningerne blev lavet.

 

”Det synes jeg er rimelig flot,” siger Michael Birn. IT Solution Point er den foretrukne samarbejdspartner i videreudviklingen, udrulningen, installeringen af C5 i takt med at de resterende butikker tilmelder sig. ”IT Solution Point klarer alt det praktiske omkring installeringen i hver butik for os, og det gør de godt.”

 

”IT Solution Point har været med til at dække et massivt behov for it-værktøjer i vores virksomhed. Som samarbejdspartnere har de været top-engagerede, motiverede og de leverer varen på det it-faglige, på samarbejdssiden og på processen. De har været meget gode til at lytte til møbelbranchens særlige krav og behov – samtidig med, at de har været dygtige til at forstå hvor vi ville hen, og omsætte vores branchespecifikke udfordringer og ønsker til konkrete løsninger i C5.

 

Michael Birn karakteriserer IT Solution Point a/s som en positiv og smidig partner, der har udvist stor interesse i at investere tid i projektet. Det er derfor ikke blevet til store projektregninger, eller benhård fakturering for kørsel eller påbegyndte timer. ”Vi havde et fast rammebeløb for projektet, og IT Solution Point har overholdt det uden stopklodser af nogen art. De går efter at løse problemstillingen med en smidighed og fleksibilitet, som er sjælden i it-branchen. De skal også fremover hjælpe os med at give vores medlemmer nye konkurrencefordele gennem C5” slutter Michael Birn.